Om aan deze opdracht te werken, volg je een stappenplan. Alle stappen zijn een hulpmiddel om te beoordelen of je niet iets vergeten bent. Maak naast de gegeven voorbeelden ook eigen vragen, waarop je kan letten bij de voorbereidingen.

Stappenplan

1. Kies iemand als coördinator.
   

2. Ga met elkaar brainstormen (vergaderen) over de opdracht

   • Wie schrijft de notulen?

   • Welke afspraken maken jullie over de samenwerking?

   • Welke ideeën hebben jullie en wie gaat welk idee verder uitzoeken en uitwerken.
     

3. Als je hebt besloten, welke ideeën jullie gaan gebruiken voor het evenement, ga je nu de succescriteria in kaart brengen

   • Hoeveel mensen heb je nodig. (denk ook aan de vrijwilligers)

   • Is er genoeg geld of heb je bijvoorbeeld sponsoren nodig.

   • Accommodatie: wat voor ruimte heb je nodig, is er bijvoorbeeld genoeg parkeergelegenheid.
     

4. Kijk nu naar de sterke en zwakke punten in je plan:

   • Hebben jullie een plan “B” nodig, als het bijvoorbeeld gaat regenen

   • Hebben jullie alle kwaliteiten in huis of moet je (vak) mensen inhuren?
     

5. Heb je alle 4 de stappen gedaan? Stel dan nu de plannen in grote lijnen vast. Het is nu tijd om de plannen te toetsen op haalbaarheid. Het echte werk gaat beginnen.
   Een paar voorbeeldvragen

   • Informeer bijvoorbeeld, hoeveel huur je moet betalen. Wat betaal je voor de catering, hoe regel je dat? Heb je genoeg tafels en stoelen. Wat vraagt een DJ voor een avondje draaien.

   • Zijn de plannen geschikt voor je doelgroep

   • Hebben jullie een thema?

   • Hoe bereik je vrijwilligers, hoe ga je begeleiden? Welke taken zijn er?
     

6. Stel het definitieve team en taken vast.
   

7. Maak het plan van aanpak
   

8. Maak de begroting
   

9. Maak de contracten, wat moet hierin komen te staan. Zijn er ook verzekeringen nodig?
   

10. Vrijwilligers werven, hoe gaan je dit doen en wat doe je om de vrijwilligers te belonen, maar denk ook aan eten en drinken.